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開発前のクライアント様の状況
今回のクライアント様は下記のような状況でした。
- Chatworkを業務で使っているが、チャット機能以外を有効活用できていない。
- ChatworkでのDX化には関心はあるが、「どのように生産性を上げるのか」アイディアがなくて困っている。
- 定例ミーティングなどの各種通知を社内の事務担当者が毎回行っているので、生産性が低い。
PFSのアプローチ
ChatworkでのDX化を支援するにあたり、下記を実行いたしました。
Chatworkをチャット機能しか使えていないということでしたので、主にAPIの活用を提案いたしました。
以下3点はいずれもChatwork APIを活用しております。
定期リマインダーの導入
定例ミーティングについては、週に何度か入るだけでもリマインド作業にコストがかかります。
そのため、下記のタイミングでオートリマインダーが入るように開発いたしました。
- 定例ミーティング前日に担当者に向けてミーティングアジェンダの作成依頼
- 定例ミーティング当日にオンライン会議URLの通知
- 定例ミーティング後に議事録の送付
- プロジェクトの進捗確認リマインド
- 社内管理資料の入力リマインド
またこれらは、休日に通知が行かないよう営業日のみに通知が行く設定にさせていただきました。
メール連携
こちらのクライアント様では、営業リードの通知をメールで各メンバーに送付するようなフローにしていました。
しかしながら、メールベースだと他のメールに埋もれるなど、すぐに反応できるかどうかは個人差が出てしまいます。
そこで、リード通知用の案件用グループを作成し、そこにメールに届いているリードを抽出して転送するように開発させていただきました。
またその際、メールは開かなくても既読になるようにすることで、メールとChatworkを行き来することなく、Chatworkグループだけを見ておけば良い状態にしました。
予約送信
Chatworkには予約送信機能がないため、チャットを送りづらい時間帯であれば、下書きとして送付予定の内容をどこかにとっておく必要があります。
このようなフローですと、送り忘れが発生することがありました。
そこでGoogleスプレッドシートと連携し、任意のChatworkグループに対して時間を指定して、あらかじめ作成していた文章を自動で送れるようなツールを開発しました。
支援後の成果
定期リマインダーの導入
- 毎週大量に発生していたリマインドを社内事務が行う必要がなくなり、生産性が向上しました。
- 社内事務のリマインドし忘れが0になりました。
メール連携
- Chatworkグループにリアルタイムにリードの通知が来るので、営業スタッフが即座に反応できるようになりました。
- その他のメールでリードのメールが埋もれてしまっていても、メールを見ることはなくなったので、漏れなく対応することができるようになりました。
- リードに対してChatworkグループでそのままメンバー同士が会話できるので、担当者の割り振りやアプローチ戦略の会話がチャットでタイムに行われるようになりました。
- リードへの反応スピードから、受注率が約120%まで向上しました。
予約送信
- お客様へのチャット送信のし忘れが激減しました。
- 副業メンバーなどイレギュラーな時間に稼働するメンバーにおいても、日中正規稼働してるメンバーとのコミュニケーションが取りやすくなった。
その他
- ChatworkではAPIの利用に料金が発生せず、本件支援後は全てランニングコストが0円で運用できるので、大変満足されていました。
- 弊社側の保守運用も不要なレベルで手離れがいいので、Chatwork以外のランニングコストも0円でDX 化することができました。